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Informations collectées sur le site

KAP AU PAIR JOB accorde une grande importance à la protection de vos Données personnelles.
Nous avons rédigé le présent Avis de confidentialité (également désigné ci-après « l’Avis ») de manière simple et compréhensible pour vous aider à comprendre quelles Données personnelles nous recueillons sur vous, pourquoi nous les collectons et ce que nous en faisons au cours du processus de placement. Veuillez noter que le terme « Données personnelles » (également désignées ci-après « Données » ou « vos Données ») désigne toute information ou série d’informations qui nous permet, directement ou indirectement, de vous identifier personnellement, en particulier par référence à un identifiant, par exemple vos nom et prénom, votre adresse électronique, votre numéro de téléphone, etc.
N’oubliez pas que, KAP AU PAIR JOB étant une agence travaillant avec l’international, le présent Avis peut être remplacé ou complété à tout moment afin de satisfaire aux exigences locales ou vous fournir des informations supplémentaires.

À quel moment cet avis de confidentialité s’applique-t-il ?

Le présent Avis concerne la manière dont nous recueillons et utilisons vos Données dans le contexte du processus de placement. Par exemple, lorsque nous vous contactons pour des opportunités de placement en familles d’accueil, ou lorsque vous présentez votre dossier pour nos offres de jobs en hôtellerie restauration, pour des stages en entreprises, pour des cours d’anglais, ou si nous vous proposons une jeune fille au pair, ou si vous interagissez avec nous de toute autre manière en qualité de candidat ou de famille d’accueil.
En participant à notre processus de « recrutement » (lorsque la loi l’exige), vous consentez expressément à ce que nous recueillions, conservions, utilisions, transférions et communiquions vos Données, y compris toute donnée sensible que vous choisissez de nous soumettre (ainsi que l’expose le présent Avis de confidentialité).

Quels types de données personnelles recueillons-nous sur vous ?

Vous trouverez ci-dessous un aperçu des catégories de Données que nous sommes susceptibles de traiter au cours du processus de recrutement :

Données que vous nous fournissez directement en remplissant votre formulaire d’inscription

  • Catégories de Données personnelles
  • Exemples de types de Données personnelles que nous recueillons
  • Données d’identification personnelle
    Nom, prénom, titre, sexe, pays, date et lieu de naissance,nationalité, langue(s) parlée(s), situation maritale
  • Coordonnées
    E-mail, nº de téléphone, adresse
  • Données de trafic sur le réseau et autres données connexes
    Numéros d’identification, données de localisation, identifiants enligne, adresse IP, cookies, ID de l’appareil, sites Web visités,paramètres de langue
  • Photos et/ou vidéos pouvant permettre de vous identifier
    Photos téléchargées ou que vous nous avez fournies d’une autre manière
  • Données concernant les qualifications et le développement de carrière
    Toute information figurant dans les CV et autres documents contenant des Données personnelles (par exemple diplômes, certificats) fournis par les candidats, informations tirées des évaluations de la candidature et/ou de tests, évaluations des entretiens avec les candidats, formation et expérience professionnelle, qualifications professionnelles, jobs pour lesquels le postulant aimerait soumettre sa candidature, mobilité géographique, informations tirées du permis de conduire, tout autre renseignement tel que transcriptions,  références professionnelles et informations connexes, rémunération souhaitée
  • Données tirées de la vérification de la formation et des antécédents professionnels et/ou d’une référence professionnelle
    Commentaires et suggestions, opinions
  • Catégories particulières de Données personnelles
    Si le droit local l’y autorise :

    • Informations sur les handicaps dans la mesure où elles sont pertinentes pour l’exécution des tâches professionnelles : par exemple, lorsque nous serions tenus de procéder à des adaptations ou ajustements de votre poste ou de votre espace de travail,
    • – Données sur l’origine raciale ou ethnique : par exemple,lorsqu’elles apparaissent sur des illustrations, photos et autres images visuelles, mais également lorsque ces données  sont traitées à des fins liées à la diversité.
      Remarque : nous traitons généralement ces catégories spéciales de données afin de nous conformer aux obligations légales et à nos règlements internes, liés notamment à la  diversité et la non discrimination.
  • Données sur la criminalité
    un casier judiciaire, bulletin n°3
  • Rémunération et paie
    Coordonnées bancaires (lors de vos règlements pour les frais d’agence)
  • Toute autre donnée que vous décidez de communiquer volontairement à Kap Au Pair Job
    Commentaires et suggestions, opinions, informations fournies dans des e-mails et des lettres, au cours d’appels téléphoniques et conversations.

Veuillez noter que votre décision de ne pas fournir certaines des Données requises ou qui vous  sont demandées dans le contexte du processus de placement peut affecter votre  participation à la procédure de placement.

Informations que nous recueillons automatiquement

Lorsque vous postulez à l’une de nos offres, outre les renseignements que vous nous fournissez directement,  nous pouvons recueillir des informations transmises par votre ordinateur, téléphone mobile ou autre dispositif d’accès. Par exemple, nous pouvons collecter :

  • des informations sur l’appareil utilisé : comme le modèle de votre matériel informatique, le numéro d’identité internationale d'équipement mobile (IMEI) et autres identifiants uniques de votre appareil, l’adresse MAC, l’adresse IP, la version du système d’exploitation et les réglages de l’appareil que vous utilisez pour accéder aux services ;
  • Informations sur la connexion : comme l’heure et la durée de votre utilisation de notre canal ;
  • Informations sur la localisation : par exemple, la localisation dérivée de votre adresse IP ou des données qui indiquent où vous vous trouvez, comme au niveau d’une ville ou d’un code postal ;
  • Autres informations : à propos de votre utilisation de nos canaux numériques, comme les applications que vous utilisez ou les sites Web que vous visitez.

La navigation sur le site www.kapaupair.com est susceptible de provoquer l’installation de cookie(s) sur l’ordinateur de l’utilisateur. Un cookie est un fichier de petite taille, qui ne permet pas l’identification de l’utilisateur, mais qui enregistre des informations relatives à la navigation d’un ordinateur sur un site. Les données ainsi obtenues visent à faciliter la navigation ultérieure sur le site, et ont également vocation à permettre diverses mesures de fréquentation. Le refus d’installation d’un cookie peut entraîner l’impossibilité d’accéder à certains services. La première fois que vous vous rendez sur le site, vous recevez un avertissement vous informant de notre utilisation des cookies. Vous pouvez décider d’autoriser ou de bloquer les cookies sur votre ordinateur en configurant votre ordinateur.

Informations que nous pouvons recueillir auprès d’autres sources

Dans la limite autorisée par la loi en vigueur, outre nos canaux de recrutement ou sites de carrières, nous pouvons également obtenir des informations sur vous à partir d’autres sources, notamment vos interactions avec le personnel de Kap Au Pair Job, auprès de tiers tels que les recruteurs ou d’autres sites Web sur Internet (sous réserve de la politique de confidentialité du tiers concerné), ou à partir d’un rapport de vérification des antécédents. Vous pouvez, par exemple, choisir de nous accorder l’accès à certaines données conservées par des tiers,  comme des sites de médias sociaux professionnels ou liés à la recherche d’emploi.

Comment utilisons-nous vos données personnelles ?

Nous pouvons utiliser vos Données afin de traiter votre candidature et l’ensemble du processus de placement. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des finalités pour lesquelles nous sommes susceptibles de traiter vos Données au cours du processus de recrutement :

  • Finalités du traitement des Données personnelles
    Exemples
  • Exécution du processus administratif et gestion interne
    Identification et évaluation de la candidature, évaluation des compétences, qualifications et intérêts par rapport aux opportunités de placement à travers Kap Au Pair Job, préparation et conduite des entretiens et évaluations en vue d’évaluer, sélectionner et recruter des candidats,réaliser des vérifications et évaluations des antécédents dans la mesure où le droit local en vigueur le permet ou l’exige, contacter les tiers cités en référence par le candidat afin d’évaluer ses performances antérieures ou si besoin au regard du contexte  des activités de recrutement, tenir des dossiers sur le processus de placement de Kap Au pair Job, informer l’employé de Kap Au Pair job qui a recommandé le candidat pour le poste sur l’état d’avancement de la candidature, réserver/organiser les voyages, gérer les frais et les remboursements
  • Soutien du candidat
    Assistance pour bien préparer ses entretiens par exemple et durant le suivi tout au long du séjour
  • Gestion des relations
    Pour vous contacter par téléphone, texto (SMS) ou messagerie électronique, pour informer les candidats au sujet des propositions, pour fournir des informations sur la candidature  et répondre aux demandes des candidats, pour proposer aux candidats des possibilités de postes qui leur conviennent
  • Respect des obligations légales
    Divulgation de Données personnelles à des institutions gouvernementales ou autorités de surveillance, selon le cas, dans tous les pays où Kap Au Pair Job exerce ses activités,  comme les prélèvements fiscaux et les cotisations sociales, les obligations en matière de tenue de dossiers et d’établissement de rapports, la conformité avec les inspections gouvernementales et autres demandes de l’État ou des pouvoirs publics, réponse à des actes de procédure, comme une assignation, exercice de droits légaux et de voies de recours,  gestion de plaintes ou réclamations internes.
  • Défense en cas de poursuites judiciaires
    Établissement, exercice ou défense de nos droits dans le cadre de poursuites judiciaires dont Kap Au Pair Job pourrait faire l’objet.

Sur quelle base juridique utilisons-nous vos données personnelles ?

Pour pouvoir traiter vos Données, nous pouvons nous appuyer sur différentes bases juridiques, notamment :

  • votre consentement (uniquement lorsque le droit l’exige ou le permet). Si nous utilisons votre consentement à titre de fondement juridique pour le traitement de vos Données personnelles, sachez que vous pouvez retirer ce consentement à tout moment ; ou
  • le besoin d’établir une relation contractuelle avec vous ; ou
  • le besoin de nous conformer aux obligations légales et d’établir, d’exercer ou de nous défendre en cas de poursuites judiciaires ; ou
  • le besoin de défendre nos intérêts légitimes, y compris :
    • pour assurer que nos réseaux et nos informations sont sécurisés ;
    • pour administrer et, de manière générale, exercer nos activités au sein l’agence et à tous les échelons de Kap Au Pair Job ; et
    • pour prévenir ou enquêter sur des violations réelles ou présumées de la loi, non-respect des conditions de placement ou non-conformité aux principes généraux relatifs à la conduite des affaires de Kap Au Pair Job ou autres politiques de Kap Au Pair Job ; ou
  • le besoin de répondre à vos demandes (comme la réponse à vos demandes concernant le traitement, la suppression ou la rectification de vos Données personnelles) ;
  • le besoin de protéger les intérêts vitaux d’une personne ; ou
  • toute autre base légale autorisée par ailleurs par les lois locales.

Quand communiquons-nous vos données personnelles ?

Nous ne communiquerons aucune de vos Données personnelles sauf dans les quelques cas limités décrits ci-dessous.
Pour atteindre les finalités pour lesquelles vos Données personnelles ont été recueillies (pour plus de détails sur ces finalités, reportez-vous à la rubrique ci-dessus « Comment utilisons-nous vos données personnelles ? »), nous pouvons divulguer vos Données personnelles aux entités suivantes.

  1. Correspondants étrangers: en raison de la nature de notre travail, il est possible que vos Données personnelles soient communiquées à certains de nos correspondants locaux. L’accès aux Données personnelles sera réservé aux personnes ayant besoin de connaître ces informations aux fins décrites dans le présent Avis, notamment vos interviewers, le ou les managers en lien avec l’offre de placement, ainsi que d’autres membres sélectionnés du personnel
  2. Prestataires de services : comme de nombreuses entreprises, nous pouvons sous-traiter certaines activités de traitement de Données personnelles à des prestataires de services tiers de confiance chargés d’exercer des fonctions et de nous fournir des services, tels que :
    • prestataires de services de technologies de l’information et de la communication
    • prestataires de services de conseils
    • prestataires de services de vérification des antécédents
  3. Autorités publiques et gouvernementales :lorsque la loi l’exige ou si nécessaire pour protéger nos droits, il est possible que nous communiquions vos Données personnelles à des entités de régulation ou compétentes à l’égard de Kap Au Pair Job.
  4. Conseillers professionnels et autres : nous pouvons communiquer vos Données personnelles à d’autres parties, y compris des conseillers professionnels, tels que :
    • banques
    • sociétés d’assurance
    • auditeurs
    • avocats
    • comptables
    • autres conseillers professionnels externes
  5. Autres parties en lien avec des opérations commerciales de l’agence: nous pouvons également, à tout moment, communiquer vos Données personnelles dans le cadre d’opérations commerciales, comme lors de la vente d’une activité ou d’une partie d’une activité à une autre société, ou à l’occasion d’une restructuration, fusion, ou autre cession d’une activité, d’actifs ou de titres de Kap Au Pair Job (y compris dans le cadre d’une faillite ou procédure similaire).

Quand transférons-nous vos données personnelles à l’étranger ?

En raison de la nature de notre activité, les Données personnelles que vous nous fournissez peuvent être transmises ou accessibles par des tiers de confiance se trouvant dans de nombreux pays à travers le monde. En conséquence, il se peut que vos Données personnelles soient traitées en dehors du pays où vous résidez si cela est nécessaire pour la réalisation des finalités décrites dans le présent Avis.
Si vous résidez dans un pays membre de l’Espace économique européen, nous pouvons transférer vos Données personnelles dans des pays situés en dehors de l’Espace économique européen. Certains de ces pays sont reconnus par la Commission européenne comme assurant un niveau de protection suffisant. En ce qui concerne les transferts hors de l’Espace  économique européen vers des pays qui ne sont pas considérés par la Commission européenne comme garantissant un degré de protection adéquat, nous avons mis en place des mesures appropriées pour protéger vos Données, c’est-à-dire un dispositif organisationnel et juridique (par exemple des clauses contractuelles).

Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Nous conserverons vos Données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les finalités pour lesquelles elles ont été recueillies (pour plus de détails sur ces finalités, reportez-vous à la rubrique ci-dessus « Comment utilisons-nous vos données personnelles ? ») et il est possible que nous les conservions afin de retenir votre candidature pour d’autres postes.
Les critères utilisés pour déterminer la durée de conservation de ces informations sont les suivants :

  • Pendant combien de temps avons-nous besoin des Données personnelles pour vous soumettre une offre de placement ?
  • Avez-vous indiqué que nous pouvons conserver vos Données afin d’envisager votre candidature pour d’autres postes ?
  • Sommes-nous soumis à une obligation légale, contractuelle ou similaire de conserver les Données personnelles ? Il peut s’agir, par exemple, de lois sur la conservation obligatoire de données dans le pays concerné, un arrêté gouvernemental ordonnant la préservation de Données utiles dans le cadre d’une enquête ou de Données qui doivent être conservées aux fins d’un litige.

Il est bien entendu que si vous ne voulez pas que votre candidature soit considérée pour d’autres postes ou aimeriez que vos Données soient effacées, vous pouvez en faire la demande à : info@kapaupair.com.

Comment sécurisons-nous vos données ?

Pour assurer la protection de vos Données, nous prendrons les mesures nécessaires conformément aux lois et réglementations applicables en matière de confidentialité et de sécurité des données, en demandant notamment à nos prestataires de services d’instaurer des mesures appropriées pour protéger la confidentialité et la sécurité de vos Données personnelles. En fonction des technologies disponibles les plus récentes, du coût de mise en œuvre et de la nature des données à protéger, nous prenons des mesures techniques et organisationnelles pour prévenir les risques de destruction, perte, modification, divulgation non autorisée ou accès à vos Données.

Quelles sont vos responsabilités ?

Nous souhaitons vous rappeler qu’il vous appartient d’assurer, au mieux de vos connaissances, que les Données que vous nous fournissez sont exactes, exhaustives et à jour. En outre, si vous choisissez de nous communiquer des Données personnelles concernant d’autres personnes (comme des personnes à charge), il vous incombe de recueillir ces Données conformément aux exigences légales locales. Par exemple, vous devez informer les personnes dont vous communiquez des Données personnelles à la Société du contenu du présent Avis et obtenir leur consentement (sous réserve qu’elles soient juridiquement compétentes pour donner leur consentement) à l’utilisation de leurs Données personnelles par la Société, comme indiqué dans le présent Avis (y compris leur transfert et leur divulgation).

Quels sont vos choix ?

Conformément à l’article 34 de la loi 78-17 Informatique et Libertés du 6 janvier 1978, vous disposez d’un droit d’accès, de modification, de rectification et de suppression des données  vous concernant. Ce site fait l’objet d’une déclaration simplifiée auprès de la CNIL sous le numéro 2041887. Pour exercer ce droit, contactez-nous par e-mail à :info@kapaupair.com ou, par courrier, à l’adresse : BP 93, 17700 Surgères.

Quand y aura-t-il des mises à jour de l’avis de confidentialité ?

Le présent Avis peut être modifié à tout moment.
La version la plus récente de l’Avis régira l’utilisation que nous faisons de vos Données personnelles ; celle-ci figure sur le site www.kapaupair.com sous la rubrique « Mentions légales ».

Dossier d’inscription :

Les informations personnelles recueillies sur ce site par l’intermédiaire de la fiche d’inscription font l’objet d’un traitement informatique destiné à assurer la gestion administrative et l’élaboration d’une proposition de mise en relation avec une famille d’accueil, ou jeune fille au pair étrangère, ou entreprise d’accueil.  L’utilisateur fournit ces informations en toute connaissance de cause, notamment lorsqu’il procède lui-même à leur saisie. Certaines données à caractère personnel peuvent être transmises à des correspondants étrangers de l’agence afin de gérer la réalisation effective de la mission pour laquelle l’utilisateur nous a confié son dossier d’inscription. Les conditions générales de l’agence sont indiquées dans les dossiers d’inscriptions téléchargeables sur le site ou sur simple demande.

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